Prinsip dan Kebijakan
BFI Finance memiliki prosedur dan tata cara pengadaan barang dan jasa yang diselenggarakan secara cepat dan transparan, dengan menerapkan prinsip GCG tanpa adanya benturan kepentingan. Perusahaan menjunjung prinsip kejujuran dan kemandirian dari pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang dan jasa tersebut, termasuk juga kinerja, karakter, dan etos kerja mereka.
Kebijakan pengadaan barang dan jasa serta hubungan dengan pemasok di BFI Finance meliputi:
- Penerapan Memo Internal dan Prosedur Operasional untuk pengadaan barang dan jasa;
- Proses pengadaan barang dilakukan berdasarkan nilai nominal dan tingkat otoritas, khususnya di kantor cabang untuk mempercepat proses dalam pemenuhan barang dan jasa. Pengadaan barang di atas nominal tertentu dilakukan secara terpusat di kantor pusat;
- Pemasok utama baik barang maupun jasa diwajibkan menyerahkan dokumen resmi secara lengkap, untuk menjamin hak dan kewajiban perusahaan maupun pemasok dilaksanakan sesuai dokumen yang ada;
- Prinsip Kepatuhan, semua aktivitas pengadaan mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku serta kebijakan internal Perusahaan;
- Kode etik dan peraturan perusahaan melarang karyawan perusahaan untuk menerima janji atau pemberian dalam bentuk apapun dari pemasok; dan
- Perusahaan melakukan evaluasi secara berkala untuk seluruh pemasok, untuk memastikan mereka dapat menunjang aktivitas perusahaan.
Sistem Pengadaan
Perusahaan menyelenggarakan proses pengadaan dalam beberapa tahapan sebagai berikut:
- Perencanaan: pembuatan rencana pengadaan;
- Persiapan: kerangka acuan kerja, syarat prakualifikasi, dokumentasi pengadaan, strategi metode pemilihan penyedia barang dan jasa;
- Pemilihan barang dan jasa: pengumunan atau undangan bagi vendor yang memiliki sertifikasi dan prakualifikasi, evaluasi penawaran dan negosiasi, penetapan pemenang, proses kontrak; dan
- Penggunaan dan pengelolaan aset perusahaan.
Sistem tersebut berjalan secara terbuka dan kompetitif dengan mengikutisertakan calon penyedia barang dan jasa yang memenuhi syarat berdasarkan kemampuan dan kinerja yang sesuai dengan kompetensi yang diperlukan. Selain melalui tahapan pengadaan barang dan jasa tersebut, Perusahaan juga menggunakan metode lain, seperti pelelangan, pemilihan langsung, dan pembelian langsung; baik secara konvensional maupun daring.
Kebijakan dan sistem tersebut membantu memastikan bahwa jumlah dan kualitas barang dan jasa diperoleh Perusahaan sesuai kebutuhan, dan diperoleh dengan harga yang kompetitif, pengiriman yang tepat waktu dan pelayanan purnajual yang baik.
Pengadaan barang, baik di kantor pusat maupun cabang, dapat dipantau setiap saat melalui sistem yang terintegrasi sehingga dapat dilakukan pemantauan; baik oleh pihak yang mengajukan permintaan barang (user), cabang, maupun kantor pusat; mulai dari proses pembelian hingga pemeliharaan aset (asset maintenance).
